Eén zoekbalk die alles vindt, door al je systemen heen.
Je informatie zit verspreid over drives, mail, ERP, CRM en tientallen andere plekken. Een AI-zoeksysteem doorzoekt ze allemaal tegelijk en geeft antwoord met bronverwijzing, binnen de rechten die iemand al heeft. Zoeken wordt vragen in gewone taal.
Wat is een AI-zoeksysteem voor bedrijven?
Een AI-zoeksysteem, ook wel enterprise search, is één slimme zoekfunctie die door al je bedrijfsbronnen tegelijk zoekt: documenten, mail, ERP, CRM en meer. Je stelt een vraag in gewone taal en krijgt een antwoord met bronverwijzing, binnen de toegangsrechten die iemand al heeft.
- Zoekt over meerdere systemen en bronnen tegelijk
- Begrijpt vragen in gewone taal, niet alleen trefwoorden
- Respecteert bestaande toegangsrechten per gebruiker
- Toont altijd de bron van het antwoord
Waarom zoeken zoveel tijd kost, en hoe het beter kan
In de meeste organisaties zit de informatie verspreid over losse eilanden: een deel op de gedeelde schijf, een deel in SharePoint, iets in de mail, wat in het ERP en de rest in het hoofd van een collega. Iets terugvinden betekent in vijf systemen tegelijk zoeken en hopen dat je de juiste zoekterm kiest.
Een generiek kennissysteem lost een stukje op: het geeft antwoord over één afgebakend kennisdomein. Maar de dagelijkse vraag is breder, namelijk 'waar staat dit ook alweer?', en dat antwoord kan overal vandaan komen. Daarvoor heb je een zoeksysteem nodig dat over álle bronnen heen kijkt.
Gaide bouwt zo'n AI-zoeksysteem: één zoekbalk die je systemen doorzoekt, vragen in gewone taal begrijpt en antwoord geeft met bronverwijzing. Cruciaal daarbij zijn de rechten, iedereen ziet alleen wat hij mag zien, en de bron, zodat je elk antwoord kunt controleren.
We leveren geen tool die we over de schutting gooien. Als forward deployed engineers bouwen we de koppelingen, stellen de zoekkwaliteit af op echte vragen en begeleiden de adoptie, want een zoeksysteem is pas geslaagd als mensen het écht gebruiken.
Bronnen die we doorzoekbaar maken
Documenten
Drives & SharePoint
Alle bestanden op je gedeelde schijven, SharePoint en cloudopslag, doorzoekbaar op betekenis in plaats van alleen op bestandsnaam.
Communicatie
Mail & chat
Antwoorden die in mailthreads en Teams-berichten verstopt zitten, worden vindbaar zonder dat je zelf door je inbox hoeft te spitten.
Systemen
ERP, CRM & meer
Gestructureerde data uit je bedrijfssystemen wordt onderdeel van dezelfde zoekopdracht, zodat je niet in vijf schermen tegelijk hoeft te zoeken.
Kennisbanken
Wiki's & handboeken
Interne kennisbanken, procedures en handboeken worden meegenomen, inclusief oudere versies die anders in de vergetelheid raken.
Wat je van ons krijgt
Eén zoekbalk over al je bronnen
Een centrale zoekfunctie die je documenten, mail en systemen tegelijk doorzoekt, met antwoorden in gewone taal.
Veilige koppelingen
Verbindingen met je bestaande systemen zonder ongecontroleerde datakopieën, ingericht volgens je privacy- en securityeisen.
Rechtenbewust zoeken
Zoekresultaten die de bestaande toegangsrechten respecteren, zodat iedereen alleen ziet wat hij mag zien.
Bronverwijzing bij elk antwoord
Elk resultaat linkt terug naar de bron, zodat gebruikers kunnen doorklikken en de herkomst van informatie controleerbaar blijft.
Hoe pakken we het aan?
Van bronnen in kaart tot een zoeksysteem dat teams dagelijks gebruiken.
-
Bronnen & rechten inventariseren
1-2 wekenWe brengen in kaart welke systemen relevant zijn en, minstens zo belangrijk, wie welke gegevens mag zien. Rechten zijn het fundament van een veilig zoeksysteem.
-
Koppelingen bouwen
2-4 wekenWe verbinden het zoeksysteem met je bronnen via veilige koppelingen. Je data blijft staan waar die staat; er ontstaat geen ongecontroleerde kopie.
-
Zoekkwaliteit afstellen
2-3 wekenWe testen met echte vragen van echte gebruikers en stellen de resultaten bij, zodat de eerste treffers ook de juiste zijn en elk antwoord naar de bron verwijst.
-
Uitrol & adoptie
1-2 wekenWe introduceren het zoeksysteem bij de teams, met korte uitleg over goed zoeken. Adoptie is waar de waarde zit, dus die begeleiden we actief.
-
Beheer & doorontwikkeling
doorlopendWe houden de koppelingen en rechten actueel en breiden het aantal bronnen uit naarmate het gebruik groeit.
Waar helpen we je concreet mee?
Voor de werkvloer
Antwoord in seconden
Medewerkers stellen een vraag in gewone taal en krijgen het antwoord met bronverwijzing, in plaats van tien minuten door mappen en mailthreads te zoeken.
Voor de directie
Kennis die niet weglekt
Kennis van vertrekkende collega's en oude projecten blijft vindbaar. Je organisatie wordt minder afhankelijk van wie toevallig weet waar iets staat.
Voor IT & security
Zoeken binnen de rechten
Het zoeksysteem respecteert de bestaande toegangsrechten: iedereen ziet alleen wat hij mag zien. Geen data die via de zoekbalk alsnog uitlekt.
Een zoeksysteem en een kennissysteem versterken elkaar. Lees hoe een AI-kennissysteem diepgaand antwoord geeft over één domein, en hoe we met AI-integraties de koppelingen met je bestaande systemen realiseren.
Eerst weten of je bronnen zoekklaar zijn?
De AI Readiness Scan laat zien hoe het staat met je datakwaliteit, systemen en rechten. Een goed startpunt vóór je een zoeksysteem bouwt.
Doe de AI Readiness Scan
Veelgestelde vragen over een AI-zoeksysteem
Wat is het verschil tussen een AI-zoeksysteem en een AI-kennissysteem?
Een AI-kennissysteem is meestal gericht op een afgebakende set kennis, bijvoorbeeld een handboek of een verzameling procedures, en geeft daar antwoorden over. Een AI-zoeksysteem (enterprise search) gaat breder: het zoekt over al je bronnen en systemen tegelijk, van drives en mail tot ERP en CRM, en brengt de resultaten samen in één zoekbalk. Kort gezegd: een kennissysteem beantwoordt vragen over één kennisdomein, een zoeksysteem vindt informatie door je hele organisatie heen. Ze vullen elkaar aan en worden vaak gecombineerd.
Welke bronnen kan het zoeksysteem doorzoeken?
In principe alles waar een veilige koppeling voor te maken is: gedeelde schijven, SharePoint en cloudopslag, mail en Teams, interne wiki's en handboeken, en gestructureerde systemen als ERP en CRM. We beginnen meestal met de bronnen waar de meeste vragen vandaan komen en breiden van daaruit uit.
Houdt het systeem rekening met wie wat mag zien?
Ja, en dat is essentieel. Het zoeksysteem respecteert de bestaande toegangsrechten uit je bronsystemen. Iemand krijgt in de zoekresultaten alleen te zien wat hij ook in het onderliggende systeem mag inzien. Zo voorkom je dat gevoelige informatie via de zoekbalk alsnog bij de verkeerde mensen belandt.
Blijft onze data op zijn plek of wordt alles gekopieerd?
Je data blijft in principe staan waar die staat. Het zoeksysteem maakt veilige koppelingen met je bronnen en bouwt een index om snel te kunnen zoeken, maar er ontstaat geen ongecontroleerde tweede kopie van al je bestanden. Waar en hoe de index staat, stemmen we af op je privacy- en securityeisen.
Toont het systeem waar een antwoord vandaan komt?
Altijd. Elk antwoord verwijst naar de bron, zodat gebruikers zelf kunnen doorklikken en controleren. Dat is belangrijk voor vertrouwen en voor situaties waarin je de herkomst van informatie moet kunnen aantonen. Zonder bronverwijzing is een zoekantwoord voor ons niet af.
Klaar om je bedrijfsinformatie eindelijk vindbaar te maken?
Plan een vrijblijvend gesprek. In 30 minuten laten we zien hoe een AI-zoeksysteem voor jouw organisatie eruit kan zien en waar we het beste kunnen beginnen.